未経験から事務職になれる？求人選びと志望動機の作り方

未経験から事務職を目指したいと思っても、「パソコンが得意じゃないと無理かな」「事務経験がないと書類で落ちるのでは」「志望動機に何を書けばいいのか分からない」と不安になりますよね。

接客や販売の経験しかありません。未経験で事務職に応募しても、何をアピールすればいいのか分かりません。

結論からいうと、未経験から事務職を目指すことはできます。ただし、事務職は人気が高く、求人によって求められるパソコンスキルや業務範囲がかなり違います。大切なのは、未経験歓迎という言葉だけで選ばず、仕事内容と必要スキルを具体的に確認することです。

この記事では、未経験から事務職を目指す人向けに、仕事内容、求人票の見方、必要な準備、志望動機・自己PRの作り方、面接で聞かれやすいことをまとめます。主婦、20代、ブランクあり、販売・接客から事務へ移りたい人でも使えるように整理します。

未経験から事務職は目指せるが求人選びが重要

事務職は、会社の中で書類作成、データ入力、電話対応、メール対応、備品管理、請求書処理、来客対応などを支える仕事です。一見すると「座ってパソコンを使う仕事」というイメージがありますが、実際には社内外との連絡、期限管理、細かな確認作業も多くあります。

厚生労働省の職業情報提供サイトjob tagでは、一般事務について、郵便物の発送・仕分け、物品の受け取り、電話の取次ぎ、事務用品の補充、来客対応などを行う仕事として説明されています。会社や部署によって担当範囲が変わるため、求人ごとに仕事内容を確認することが大切です。

未経験で応募する場合は、「何でもいいから事務」と考えるより、一般事務、営業事務、経理事務、総務事務、受付事務、医療事務などの違いをざっくり知るところから始めましょう。

事務職の種類を知ると応募先を選びやすい

事務職といっても、仕事内容は一つではありません。未経験でも挑戦しやすい求人もあれば、簿記、労務、医療知識、営業サポート経験などが求められる求人もあります。

未経験者は、最初から専門性の高い事務だけに絞るより、一般事務や営業事務、受付事務など、これまでの経験を活かしやすい求人も見ていくと選択肢が広がります。

未経験歓迎求人で見るべき5項目

求人票に「未経験歓迎」と書かれていても、実際にどこまで教えてもらえるかは求人によって違います。入社後のギャップを減らすには、歓迎という言葉よりも、仕事内容と教育体制を見ましょう。

大阪ハローワークの「事務編」求人票作成資料では、事務職の求人では具体的な作業内容、必要なパソコンスキル、事務以外の業務の有無などを書くと求職者がイメージしやすいと示されています。これは応募者側にとっても、求人票を見るときの重要な確認ポイントになります。

未経験歓迎の求人でも、Excelの関数まで求める求人と、定型フォームへの入力から始められる求人では難易度が違います。自分が今できることと、入社後に覚えればよいことを分けて考えましょう。

未経験で事務職に受かりやすい人の特徴

事務職では、経験だけでなく、仕事の進め方も見られます。未経験者の場合、これまでの仕事で身につけた力を、事務職でどう活かせるかを伝えることが大切です。

販売、接客、コールセンター、保育、介護、飲食などの経験も、事務職に活かせる部分があります。たとえば、顧客対応、電話対応、在庫管理、予約管理、レジ締め、シフト調整、申し送りなどは、正確さや調整力のアピール材料になります。

パソコンスキルは基本操作から整理する

未経験で事務職を目指すときに不安になりやすいのがパソコンスキルです。すべての求人で高度なExcelスキルが必要なわけではありませんが、基本操作に苦手意識が強い場合は、応募前に練習しておくと安心です。

まずは、文字入力、ファイル保存、メール送受信、Wordの簡単な文書作成、Excelへの入力・表作成、簡単な計算式から確認しましょう。求人票に「Excel基本操作」と書かれている場合でも、会社によって意味が違うため、面接で具体的に聞いて大丈夫です。

Excelは入力ならできますが、関数は自信がありません。求人票の「基本操作」がどこまでなのか気になります。

パソコンスキルに不安がある人は、ハロートレーニングなどの職業訓練を調べる方法もあります。厚生労働省は、希望する仕事に就くために必要な職業スキルや知識を習得できる公的制度として、ハロートレーニングを案内しています。

志望動機は「楽そう」ではなく仕事内容への理解を書く

未経験の事務職で避けたいのは、「土日休みだから」「体力的に楽そうだから」「座って働けるから」だけの志望動機です。これらは本音として自然ですが、そのまま書くと仕事への理解が浅く見えやすくなります。

志望動機では、次の3つを入れると書きやすくなります。

販売職から一般事務へ応募する例文

ブランクありで事務職へ応募する例文

自己PRでは前職の経験を事務向けに言い換える

未経験だと「事務経験がないから自己PRが書けない」と感じるかもしれません。しかし、採用側が見たいのは、これまでの経験を事務職でどう活かせるかです。

「事務未経験です」で終わらせず、「未経験ですが、これまでの仕事で身についた確認力や対応力を活かせます」と伝えると、採用側も働く姿を想像しやすくなります。

面接で聞かれやすい質問

未経験で事務職に応募すると、面接では「なぜ事務職を希望するのか」「パソコンスキルはどの程度か」「前職の経験をどう活かせるか」を聞かれやすいです。

答えるときは、立派な実績を話そうとしすぎなくて大丈夫です。たとえば「Excelは入力と簡単な表作成はできます。関数は学習中ですが、入社前にも練習を続けています」のように、できることと学ぶ姿勢を分けて伝えましょう。

スポットワークや派遣で事務経験を作る方法

正社員の事務職がなかなか決まらない場合は、派遣、紹介予定派遣、短期事務、スポットワークで経験を作る方法もあります。いきなり正社員に絞るより、データ入力、受付、書類整理、コールセンターなどから始めるほうが、次の応募で話せる経験を作りやすい場合があります。

ただし、スポットワークや短期求人でも、仕事内容、勤務時間、賃金、雇用主、キャンセル規定は確認が必要です。厚生労働省は、スポットワークで働く場合、働く前に就業場所、業務内容、就業時間、雇用形態などの労働条件を確認するよう案内しています。

派遣や短期で経験を作る場合も、「事務経験あり」と言えるように、何を担当したかを記録しておきましょう。入力件数、使用したシステム、電話対応の有無、書類作成の内容などを整理しておくと、職務経歴書に書きやすくなります。

未経験事務を探しやすい媒体

未経験事務を探すときは、正社員、派遣、パート、紹介予定派遣など、雇用形態を広げて比較しましょう。最初から1つの媒体だけに絞るより、複数の媒体で求人票の書き方や求められるスキルを見比べるほうが、自分に合う求人を選びやすくなります。

応募前チェックリスト

未経験で事務職に応募する前は、次の項目を確認しましょう。求人票と自分の準備を照らし合わせると、応募すべき求人が見えやすくなります。

厚生労働省の「確かめよう労働条件」では、求人募集時に労働時間や賃金などの労働条件を明示することが案内されています。未経験歓迎の求人でも、仕事内容だけでなく、勤務時間、休日、残業、給与、試用期間の条件を確認しましょう。

まとめ

未経験から事務職を目指すことはできます。ただし、事務職は人気があり、求人によって仕事内容や求められるパソコンスキルが大きく違います。

応募前に見るべきなのは、仕事内容、必要なPCスキル、教育体制、勤務条件、前職経験とのつながりです。未経験歓迎という言葉だけで判断せず、入社後に何を担当するのかまで確認しましょう。

志望動機や自己PRでは、販売、接客、コールセンター、飲食、介護などの経験も事務職向けに言い換えられます。確認力、期限を守る力、丁寧な対応、記録する力を整理し、自分の言葉で伝えられるようにしておけば、未経験でも応募しやすくなります。